Führungskräfte verbringen über die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in
Besprechungen und nicht selten enden diese in „open end“ -
Veranstaltungen und sind hinsichtlicht Ablauf und Resultat völlig
unbefriedigend. Wenn ein Meeting erfolgreich verlaufen soll, so ist
eine gute Vorbereitung schon die halbe Miete.
- Eigene Vorbereitung
Bereiten Sie sich als Meetingleiter auch mental
vor. Spielen Sie dazu einige Themen und mögliche Fragestellungen im
Geiste durch. Somit sind Sie auf verschiedene Situationen gut
vorbereitet und reagieren souverän und professionell. - Auswahl der Teilnehmer
Um
zu vermeiden, dass die „falschen Leute“ teilnehmen, sollten Sie im
Vorfeld genau recherchieren wer was zur Zielsetzung beitragen kann?
Welche Kompetenzen und vor allen Dingen Informationen hat der Einzelne?
Weniger ist oft mehr. - Auswahl der Location
Wenn
in einem Meeting Kreativität gefordert ist, dann sollte der Ort auch
dazu passen. In einem Kloster z.B. kommt es durch die Abgeschiedenheit
und Ruhe zu intensiverer und bewussterer Wahrnehmung, die Sinne werden
geschärft. Für die Vorbereitung gilt: Beengte Räumlichkeiten beengen
auch den Blick und damit die Kreativität. - Genaue Terminabstimmung
Die
Terminierung sollte ca. 1- 2 Wochen vor der Besprechung erfolgen. Bei
wichtigen Entscheidungsträgern sogar noch weiter im Vorfeld.
Verhinderungen sind nur dann entschuldbar, wenn ein Termin mit höherer
Priorität dazwischen kommt. Obwohl in vielen Unternehmen gerne der
Nachmittag für Besprechungen genutzt wird, damit vorher noch alles
erledigt werden kann, sollten Sie ein kreatives Meeting nicht unbedingt
auf den späten Nachmittag legen. Bekanntlich steuern die Teilnehmer auf
ihr Leitungstief zu. - Grund der Besprechung
Fügen
Sie zur Einladung unbedingt die Kernpunkte dieses Meetings hinzu. Dabei
können Sie den Ist-Zustand kurz zusammenfassen und wenn möglich auch
das Ziel formulieren. So erhalten die Teilnehmer genügend Zeit, um sich
auf den anberaumten Termin vorzubereiten. Legen Sie eventuell auch
gleich fest, was von wem für dieses Meeting zu erledigen ist bzw.
welche Vorbereitungen Sie erwarten.
Genau dieselben Kernpunkte bilden dann den Fahrplan für das Treffen
und sollten während der gesamten Besprechung visualisiert werden.
Schreiben Sie dazu die Kernpunkte auf eine Flipchart und hängen Sie
diese Aufzeichnungen für alle gut sichtbar aus. Erledigte Punkte können
während des Meetings abgehakt und auch nicht mehr weiter besprochen
werden. So arbeiten Sie konsequent Punkt für Punkt ab. Das Abhaken hat
auch einen psychologischen Wert: es signalisiert das bereits
geschaffte.
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