Beim Einkauf von Marketingdienstleistungen hat sich eine kluge Kombination von Preis- und Mengenhebeln bewährt, um die gewünschten Ergebnisverbesserungen zu erzielen. Ihre Wirkungen seien nachfolgend am Beispiel der Beschaffung von zwei Marketingdienstleistungen – und zwar Printprodukten (wie zum Beispiel Broschüren und Flyer) und Events – illustriert.
 
Strategie 1: Volumenkonzentration
Eine wirksame Strategie ist die Volumenkonzentration. Sie beginnt mit dem Aufbau eines unternehmensweit gültigen Lieferantenpools. Wird die Lieferantenzahl reduziert und werden die Bedarfe gebündelt, dann erhöht sich die Verhandlungsmacht der Einkäufer. Zudem sind zusätzliche Einsparungen durch das Vereinbaren von Kick-backs (Volumenrabatte) möglich.
 
Strategie 2: Preis-Benchmarking
Oft kaufen mehrere Abteilungen eines Unternehmens die gleichen oder ähnliche Marketingdienstleistungen und -produkte ein – zu unterschiedlichen Preisen. Mit regelmäßig durchgeführten internen Preisvergleichen können Unternehmen schnelle Erfolge, so genannte „Quickwins“, realisieren. Weitere Einsparmöglichkeiten eröffnen externe Preisvergleiche über Ausschreibungen.
 
Strategie 3: Spezifikationsoptimierung
Bei der Spezifikationsoptimierung werden Bedarfspezifikationen akribisch überprüft und überarbeitet. So lässt sich zum Beispiel im Printbereich die Variantenvielfalt der Formate wie Papiersorten oder Grammaturen reduzieren. Ebenfalls hilfreich ist das Erstellen von Leistungsverzeichnissen für wiederkehrende, gut spezifizierbare Bedarfe. Sie weisen Kreativleistungen wie das Gestalten einer Broschüre genauso aus wie nicht-kreative Leistungen – beispielsweise die elektronische Bildbearbeitung bei Druckvorstufenleistungen.
Hat ein Unternehmen seine Spezifikationen optimiert, kann es die Bedarfe effizienter bündeln und besser vergleichen.  
Mit der Einführung von Leistungsverzeichnissen – unterteilt in kreative, umsetzungsbezogene und Projektmanagement-Dienstleistungen – können Kostenstrukturen im Eventbereich transparenter gestaltet werden.
 
Strategie 4: Optimierung der Gesamtbeschaffungskette
Weitere Einsparungen lassen sich durch eine Prozessoptimierungen auf IT-Basis erzielen. Dazu gehört zum Beispiel der Einsatz spezieller Tools, um Kleinaufträge zu bündeln. Hilfreich kann es auch sein, die Preisstrukturen von Vorlieferanten einzubeziehen. So können Unternehmen durch das Einrichten einer Bestellplattform zum Beispiel ihre Bestellungen im Bereich der „Akzidenzien“ wie Visitenkarten und Briefpapier bündeln. Dadurch entstehen aus auf den ersten Blick unattraktiv erscheinenden Kleinaufträgen größere, attraktive Pakete, für die günstigere Einkaufspreise ausgehandelt werden können. Kauft das Unternehmen zudem, wie der bereits erwähnte Konsumgüterhersteller, das Papier fortan direkt ab Werk und stellt es seiner Druckerei zur Verfügung, kann es weitere Einsparungen erzielen.
 
Strategie 5: Mengenhebel
Kann ein Unternehmen seine Bestellmengen sinnvoll reduzieren, sollte es diese Möglichkeit nutzen. Denn auch dieser Hebel kann zu signifikanten Einsparungen führen. Im Printbereich besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die Bestellmengen der Druckstücke zu überprüfen. Zumindest bei einem Teil von ihnen lassen sich in der Regel die Mengen reduzieren und so weitere Einsparungen erzielen.
Im Eventbereich kann eine Mengenreduktion durch eine Fokussierung und Priorisierung der Veranstaltungen erreicht werden. Dabei sollte man speziell den Kleinveranstaltungen ein Augenmerk schenken, da gerade diese, scheinbar wenig relevanten Veranstaltungen oft zu einem Wildwuchs bei den Events führen. Die Fokussierung sollte bereits beim Erstellen der Budgetpläne berücksichtigt werden.  
 
Autor
Dr. Bernhard H. Höveler
Beratungsgesellschaft Höveler + Nold Consulting GmbH, Düsseldorf
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