Europas Unternehmen haben in den letzten Jahren eine Reihe von Geschäftsvorteilen durch das systematische Management ihrer Informationen erzielt, es gibt aber nach wie vor zwei wichtige limitierende Faktoren: Die vorhandenen Technologien werden nicht richtig genutzt, und das Ausmaß unstrukturierter Daten wird unterschätzt. Dies sind Schlussfolgerungen aus einer Studie, die Coleman Parkes im Auftrag von HP unter 1020 CIOs und Geschäftsbereichsleitern in 16 europäischen Ländern und Südafrika durchgeführt hat.

Befragt, wie das Management ihrer Geschäftsinformationen heute im Vergleich zu 1998 funktioniert, äußerten sich die CIOs und Geschäftsbereichsleiter positiv: Auf einer Skala von 1 (viel schlechter) bis 10 (viel besser) ergab sich im Schnitt ein Wert von 7,4. Bezüglich der durch Informations-Management erzielten Geschäftsvorteile nannten die deutschen Entscheider dabei teils deutlich positivere Werte als ihre europäischen Kollegen. So gaben beispielsweise jeweils über 90 Prozent der deutschen CIOs und Geschäftsbereichsleiter an, dass sie durch ihr Informations-Management die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und ihre Planung verbessern, die Compliance-Kosten reduzieren und Wettbewerbsvorteile erzielen konnten. Im Gesamtdurchschnitt pendeln die entsprechenden Werte zwischen 75 und 84 Prozent. (Hierbei wurden nur diejenigen befragt, die den entsprechenden Geschäftsvorteil grundsätzlich mit dem Thema Informations-Management verknüpft hatten. Daher variiert die jeweilige Zahl der Antworten.)

Die größte Hürde bei der weiteren Verbesserung des Informations-Managements ist die mangelhafte Nutzung der vorhandenen Technologien. 65 Prozent der deutschen und 68 Prozent der europäischen Entscheider bereitet es Probleme, die Anwender dazu zu motivieren, die Möglichkeiten von Business-Intelligence-Anwendungen, Kundendatenbanken oder Archivierungslösungen voll auszuschöpfen. Mitarbeiter deutscher Unternehmen nutzen im Schnitt nur 18,7 Prozent der ihnen zur Verfügung stehenden Technologien für Informations-Management (gesamt: 21,3 Prozent). Erst mit deutlichem Abstand folgen Hindernisse wie Budgetallokation durch die Geschäftsleitung (D: 49 Prozent, gesamt: 40 Prozent), schnelle Veränderung des Applikations-Angebots (D: 46 Prozent, gesamt: 31 Prozent) und Duplizierung von Daten (D: 45 Prozent, gesamt: 36 Prozent).

Überraschende Ergebnisse lieferte die Studie bei der Frage, wie hoch die CIOs und Geschäftsbereichsleiter den Anteil der unstrukturierten Daten einschätzen. Dabei handelt es sich um Daten, die in Form von E-Mails, Ton- und Videodateien, Text- oder Präsentationsdokumenten vorliegen und damit besondere Anforderungen an die Speicherung und Auswertung stellen. Befragt, welcher Anteil der Daten in ihrem Unternehmen in unstrukturierter Form vorliegt, gaben die Entscheider im Schnitt einen Wert von 25 Prozent an. In Deutschland lag der Anteil sogar nur bei 18,4 Prozent. In der Regel geht man von einem deutlich höheren Anteil aus, in der Vergangenheit haben Studien spezialisierter Analystenhäuser Werte von 70 Prozent oder mehr unstrukturierten Daten ausgewiesen. Laut Christian Kirschniak, Manager Business Intelligence Solutions bei HP Software, ist diese Diskrepanz kennzeichnend für die Informations-Management-Strategie europäischer und insbesondere deutscher Unternehmen: „Hierzulande wird das Ausmaß und das geschäftliche Potenzial der unstrukturierten Daten unterschätzt“, so Kirschniak. „In E-Mails, Textdokumenten und Präsentationen schlummern Informationen, die Unternehmen viel besser als bisher zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen nutzen könnten.“ So ließen sich beispielsweise durch eine intelligente Verknüpfung von E-Mail-Systemen und Kundendatenbanken wertvolle Informationen für das Beschwerde-Management gewinnen. Laut Kirschniak wird es daher eine Hauptaufgabe für das Informations-Management der nächsten Jahre sein, die maschinelle Auswertbarkeit unstrukturierter Daten Schritt für Schritt zu verbessern.

Zusammenfassung der Ergebnisse für Deutschland:

Frage: Welche der von Ihnen genannten Vorteile eines verbesserten Informations-Managements haben Sie erzielt? (Hierbei wurden nur diejenigen befragt, die den entsprechenden Geschäftsvorteil grundsätzlich mit dem Thema Informations-Management verknüpft hatten. Daher variiert die jeweilige Zahl der Antworten.)

• Bessere Datengrundlage für die Planung: 95 Prozent (gesamt: 75 Prozent)
• Bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und weniger Doppelarbeit: 94 Prozent (gesamt: 84 Prozent)
• Bessere Segmentierung von Daten und dadurch bessere Verwendbarkeit: 94 Prozent (gesamt: 81 Prozent)
• Aufrechterhalten/verstärken von Wettbewerbsvorteilen: 93 Prozent (gesamt: 78 Prozent)
• Weniger Aufwand/Kosten für das Finden von Informationen im Zusammenhang mit Gerichtsfällen/Compliance: 93 Prozent (gesamt: 76 Prozent)
• Verrringerung der Kosten für Forschung und Entwicklung durch bessere Verwendung vorhandener Daten: 93 Prozent (gesamt: 76 Prozent)

Frage: Welche Haupthindernisse sehen Sie, wenn es darum geht, das Informations-Management in Ihrem Unternehmen zu verbessern?

• Die MitarbeiterInnen dazu motivieren, die Möglichkeiten der vorhandenen Applikationen voll auszuschöpfen: 65 Prozent (gesamt: 68 Prozent)
• Bewilligung von Investitionen in neue Werkzeuge und Applikationen durch die Geschäftsleitung: 49 Prozent (gesamt: 40 Prozent)
• Das Innovations-Tempo macht es schwierig zu entscheiden, welches System eingeführt werden soll: 46 Prozent (gesamt: 31 Prozent)
• Duplizierung vorhandener Daten: 45 Prozent (gesamt: 36 Prozent)

Frage: Welcher Anteil der Daten in Ihrem Unternehmen ist unstrukturiert, das heißt: nicht ausreichend strukturiert, um automatisch ausgewertet werden zu können? Beispiele sind Daten in E-Mails, Video-Dateien und Word-Dokumenten.

• Im Durchschnitt schätzen deutsche CIOs und Geschäftsbereichsleiter den Anteil unstrukturierter Daten auf 18,4 Prozent. Insgesamt wurde im Schnitt ein Wert von 24,9 Prozent angegeben.
• Gefragt, wie hoch der Anteil der unstrukturierten Daten in drei Jahren sein werde, ergab sich für Deutschland ein durchschnittlicher Wert von 12,1 Prozent (gesamt: 19,0 Prozent).