Lassen Sie uns das persönliche Optimierungsprogramm mit dem Nächstliegenden beginnen: Ihrem Arbeitsplatz. Wie groß ist die real verfügbare freie Arbeitsfläche auf Ihrem Schreibtisch? Ist sie kleiner als 80 x 60 cm, sollte Ihre Alarmglocke klingeln. Es wird Zeit für die Aktion „leerer Schreibtisch“. Falls beim Gedanken an einen leeren Schreibtisch ein „Das schaffe ich nie!“ in Ihnen Übermacht gewinnt, hilft nur eins: Anfangen. Handeln ist in diesem Fall das beste Rezept. Wenn Sie sich erst einmal überwunden haben, werden Sie bald den Energieschub daraus genießen können. Motivieren Sie sich positiv. Stellen Sie sich die positiven Ergebnisse Ihres Handelns vor, die Freude am Gelingen. Stellen Sie sich vor, wie angenehm es ist, vor einem aufgeräumten Schreibtisch zu sitzen, Unterlagen schnell ablegen und sofort wiederfinden zu können und die Anerkennung zu spüren, die Sie für Ihren professionell und kompetent wirkenden Arbeitsplatz bekommen. Wenn die positiven Konsequenzen Ihres Vorhabens den mühsamen Weg dorthin aufwiegen, werden Sie hochmotiviert die Aktion „leerer Schreibtisch“ anpacken. Genießen Sie’s.

Wie Sie am besten auf Ihrem Schreibtisch „klar Schiff“ machen: Wenn Ihnen das Arbeiten mit der Eisenhower’schen Entscheidungsmatrix, die als Hilfestellung bei Prioritätensetzung beschrieben wurde, zusagt, können Sie diese Vier-Quadranten- Methode auch hier wunderbar einsetzen: Teilen Sie einen leeren Tisch, eine genügend große leere Fläche auf dem Sideboard oder notfalls auf dem Fußboden in vier Felder.

Besorgen Sie sich einen großen Papierkorb oder am besten gleich eine große Schachtel, die Sie gleich in den ersten Quadranten platzieren. Jetzt fangen Sie an einer Ecke Ihres Schreibtisches an, nehmen jedes (!) Stück Papier auf und entscheiden, auf welches der vier Felder es wandern soll. Schließen Sie mit sich selbst ein Abkommen, dass Sie bei dieser Aktion jedes Stück Papier von Ihrem Schreibtisch nur ein einziges Mal in die Hand nehmen, um es vom Schreibtisch wegzubringen und den Feldern zuzuordnen.

Feld 1: weg damit!
Hierhin kommt alles, was weggeworfen werden kann. Nutzen Sie ausgiebig den Papierkorb. Schmeißen Sie beherzt alles weg, was …

• Sie nicht täglich brauchen und unproblematisch wieder besorgen können,
• was für Sie von geringem Wert oder Interesse ist,
• was Sie nur „zur Kenntnis“ erhalten haben.

Es ist immer wieder erstaunlich, wie viel überflüssigen Ballast wir ohne zu überlegen mit uns herumschleppen. Erweitern Sie Ihren Freiraum und entlasten Sie sich, indem Sie Überflüssiges und Altes, das keine wirkliche Bedeutung mehr für Sie hat, loslassen. Hier eine Auflistung von Dingen, die alle weg können, ohne dass Sie hinterher irgendeinen Mangel spüren.
Wenn Ihnen das Wegwerfen schwer fällt, hilft es, sich selbst mit der richtigen Fragestellung zu unterstützen. Auf die Frage: „Kann ich das noch mal gebrauchen?“ lautet die Antwort meist Ja. Besser ist daher die Frage: „Wenn ich diese Informationen noch mal bräuchte, woher bekäme ich sie dann?“

Feld 2: ablegen
Unterlagen und Informationen, die Sie kurz-, mittel- oder langfristig für Ihre Aufgaben brauchen oder die wichtig für die Dokumentation sind, kommen in die Ablage. Tipps und Infos zum Aufbau einer sinnvollen Ablagestruktur erhalten Sie gleich anschließend.

Gewöhnen Sie sich für die Zukunft an, Ablage möglichst sofort zu machen, mindestens jedoch am selben Tag. Meist brauchen Sie nicht mehr als fünf Minuten dazu und das „Parken“ von Informationen und Unterlagen gehört bekanntermaßen zu den schlimmsten Zeitfressern und Stapelproduzenten. Erfahrungsgemäß ist es für Ihre Motivation und Ihr Durchhaltevermögen bei der grundlegenden Aufräumaktion „leerer Schreibtisch“ am besten, wenn Sie die Ablage sofort machen. Legen Sie entsprechende Papiere, die Sie von Ihrem Schreibtisch aufgenommen haben, jetzt, hier und sofort in den richtigen Ordner oder das passende Fach Ihrer Hängeregistratur ab. Sie haben Recht — das Feld 2 bleibt deshalb leer!


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